Sachverständige für Datenforensik & Datenschutzbeauftragte TÜV-SÜD zertifiziert

Zuverlässigkeit und Fachkunde

Nur wer die erforderliche Zuverlässigkeit und Fachkunde nachweisen kann, darf zum Beauftragten für den Datenschutz bestellt werden. Diese Forderung ist im § 4 f Abs. 2 S. 1 BDSG niedergeschrieben. Außerdem sind hinreichende Kenntnisse im Datenschutzrecht, in der IT-Technik und behördlicher und betrieblicher Organisationen erforderlich.

Der Umfang der erforderlichen Fachkunde richtet sich besonders nach der Art der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle und dem Schutzbedarf der personenbezogenen Daten, welche die verantwortliche Stelle erhebt oder verarbeitet.

Der Datenschutzbeauftragte muss zuverlässig sein. Hier ist die persönliche Integrität und Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung.

Stellung des Datenschutzbeauftragten

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist dem Leiter der nicht-öffentlichen Stelle unmittelbar zu unterstellen (§ 4 f Abs. 3 BDSG). Dies ist der Geschäftsführer oder der Vorstandsvorsitzende. Der Datenschutzbeauftragte ist in Ausübung seiner Fachkunde auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei.

Dies gilt auch gegenüber der Leitung der verantwortlichen Stelle. Um die Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten zu wahren und einen Interessenkonflikt im Rahmen seiner Tätigkeit zu vermeiden, soll der Datenschutzbeauftragte nicht gleichzeitig eine leitende Funktion bei der verantwortlichen Stelle bekleiden, in der er für die Verarbeitung personenbezogener Daten zuständig ist (z. B. Geschäftsführer, Vorstandsvorsitzender, Leiter der EDV, Leiter der Personalverwaltung oder Leiter des Marketing).

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte, gleichgültig ob intern oder extern, berichtet immer nur direkt der Geschäftsführung bzw. dem leitenden Vorstand des Unternehmens.

Benachteiligungsverbot

Wegen der Erfüllung seiner Aufgaben darf der Datenschutzbeauftragte nicht benachteiligt werden. Es kommt hier der § 4 f Abs. 3 Satz 3 BDSG zur Anwendung. Gehaltserhöhungen, Prämien, sonstige Vergünstigungen (Firmenwagen, Firmen-Mobiltelefon etc.) und Fortbildungsmaßnahmen sind einem internen betrieblichen Datenschutzbeauftragten genauso zu gewähren, wie es vergleichbaren Mitarbeitern (nach Verantwortungsbereich und / oder Qualifikation) im Unternehmen üblicherweise zugestanden wird.

Der interne Datenschutzbeauftragte genießt einen besonderen Kündigungsschutz, der nur aus wichtigem Grund (beispielsweise fachliche Ungeeignetheit, Unzuverlässigkeit) durchbrochen werden kann. Eine Bestellung zum betrieblichen Datenschutzbeauftragten kann nur unter Anwendung der Bestimmungen des § 626 BGB und auf Verlangen der Aufsichtsbehörde widerrufen werden.

Dieser bedingte Kündigungsschutz soll die Unabhängigkeit des betrieblichen internen Datenschutzbeauftragten gewährleisten. Übt ein Mitarbeiter des Unternehmens die Tätigkeit des internen Datenschutzbeauftragten nur neben seiner eigentlichen Tätigkeit aus, ist er nach einer ansonsten wirksamen Kündigung seines Arbeitsverhältnisses aufgrund des Kündigungsschutzes gegebenenfalls weiterhin als interner betrieblicher Datenschutzbeauftragter zu beschäftigen!

Mit externen Datenschutzbeauftragten kann in einem Beratervertrag eine Kündigungsfrist vereinbart werden, die dem Interesse des Unternehmens an Flexibilität einerseits und andererseits dem Erfordernis der Unabhängigkeit des Datenschutzbeauftragten Rechnung trägt.

Verschwiegenheit

Der Datenschutzbeauftragte ist zur Verschwiegenheit über die Identität des Betroffenen sowie über Umstände, die Rückschlüsse auf den Betroffenen zulassen, verpflichtet, soweit er nicht davon durch den Betroffenen befreit wird (§ 4 f Abs. 4 BDSG).

Entsprechend dürfen Emails, Internet-Logfiles oder Telekommunikationsverbindungsdaten eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten nicht vom Unternehmen überwacht werden. Ein interner betrieblicher Datenschutzbeauftragter muss daher mit Hilfsmitteln und Räumen ausgestattet werden, die ihm die Wahrnehmung seines Amtes unter Wahrung der Vertraulichkeit ermöglichen. Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht kann der zur Ausübung der Tätigkeit erforderlichen Zuverlässigkeit entgegenstehen, so dass die Bestellung zum Datenschutzbeauftragten ggf. zu widerrufen wäre.

Kosten und Nutzen

Vielleicht können wir ein kleines Problem auf dem kurzen Weg lösen. Stellen Sie Ihre Anfrage per E-Mail, Brief, Fax oder Telefon, selbstverständlich kostenfrei.

Um Ihnen ein seriöses Angebot erstellen zu können, verschaffen wir uns direkt vor Ort einen ersten Eindruck vom Datenschutzniveau Ihres Unternehmens und den zu erwartenden Anforderungen. Auch dieser Besuch bei Ihnen ist kostenfrei.

Unser Honorar richtet sich dann nach dem geschätzten und vertaglich vereinbarten Umfang.

Pflicht zur Bestellung eines betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Der Umgang mit personenbezogenen Daten muss dem geltenden Recht entsprechen. Dies betrifft die Daten sowohl Ihrer Kunden als auch Ihrer Mitarbeiter! Damit die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) erfüllt werden können, müssen die internen Richtlinien Ihres Unternehmens eventuell angepasst oder geändert werden. Durch uns können Sie Ihr Unternehmen untersuchen lassen, ob die Datenschutzgesetze erfüllt sind oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Ihr Unternehmen benötigt einen Datenschutzbeauftragten, wenn mindestens einer der folgenden vier Punkte erfüllt ist.

1. Personenbezogene Daten werden automatisiert erhoben, verarbeitet oder genutzt und damit sind in der Regel mindestens 9 Arbeitnehmer beschäftigt (§ 4f Abs. 1 S. 3 BDSG). Zu berücksichtigen sind sämtliche Arbeitnehmer, die mit der automatisierten Verarbeitung von Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse natürlicher Personen (etwa Arbeitnehmer- oder Kundendaten) befasst sind, gleichgültig, ob es sich dabei um Voll- oder Teilzeitbeschäftigte (auch Heimarbeiter), Auszubildende oder Leihpersonal handelt und wie viel Arbeitszeit für die Datenverarbeitung aufgewendet wird, oder

2. personenbezogene Daten werden auf andere Weise verarbeitet, genutzt oder erhoben und damit sind regelmäßig mindestens 20 Arbeitnehmer beschäftigt (§ 4f Abs. 1 S. 2 BDSG), oder

3. unabhängig von der Anzahl der Beschäftigten, wenn Sie automatisierte Verarbeitungen vornehmen, die einer Vorabkontrolle nach § 4d BDSG unterliegen. Dabei handelt es sich um die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten, wie z.B. Angaben über die rassistische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse oder philosophische Überzeugungen, Gesundheit oder Sexualleben. In diesem Fall ist unabhängig von der Anzahl der Arbeitnehmer ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter zu bestellen, oder

4. unabhängig von der Zahl der Beschäftigen, wenn Sie personenbezogene Daten geschäftsmäßig zum Zweck der Übermittlung oder der anonymisierten Übermittlung erheben, verarbeiten oder nutzen (z. B. Auskunfteien, Adressverlage, Markt- und Meinungsforschungsinstitute: § 4f Abs. 1 S. 5 BDSG).

Gleichgültig, ob Sie sich für einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten entscheiden, der Datenschutzbeauftragte

• muss über Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen,
• er ist dem Verantwortlichen in dem Unternehmen unmittelbar unterstellt,
• er ist in Ausübung seiner Tätigkeit auf dem Gebiet des Datenschutzes weisungsfrei,
• der Datenschutzbeauftragte berichtet immer dem Verantwortlichen (Geschäftsführer, Vorstand);
• der Datenschutzbeauftragte ist zur Verschwiegenheit verpflichtet,
• er darf wegen der Erfüllung seiner Aufgaben nicht benachteiligt werden.

Erklärungen

Automatisierte Verarbeitung

Eine automatisierte Verarbeitung liegt immer dann vor, wenn beim Umgang mit den personenbezogenen Daten Datenverarbeitungsanlagen zum Einsatz kommen.

Verarbeitung auf andere Weise

Eine Verarbeitung der Daten auf „andere Weise“ liegt dann vor, wenn diese Daten aus nicht automatisiert erstellten Quellen (elektronische Dateien) stammen bzw. nicht dahin übertragen werden.

Bei Bedarf übernehmen wir die Aufgabe eines externen Datenschutzbeauftragten nach § 4f BDSG.

Interner Datenschutzbeauftragter

Ihr Unternehmen unterliegt der Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten und Sie haben sich für einen internen Datenschutzbeauftragten entschieden, dann müssen Sie ihn schriftlich bestellen. In der Bestellungsurkunde ist die Nennung der wichtigsten Aufgaben zweckmäßig oder die Bezugnahmen auf die Vorschriften der §§ 4f, 4g BDSG.

Der interne DSB erledigt seine Aufgabe einschließlich der Aus- und Fortbildung während der Arbeitszeit. Er muss, wenn er die Tätigkeit korrekt erledigen soll, entsprechend frei gestellt werden. Die im BDSG vorgeschriebene Weisungsfreiheit und die eingeschränkte Abberufungsmöglichkeit stehen in einer gewissen Konkurrenz zur arbeitsrechtlichen Weisungsbindung und Kündigungsmöglichkeit durch den Arbeitgeber.

Falls Ihr Unternehmen keinen betrieblichen Datenschutzbeauftragten bestellen muss, sind Sie jedoch nicht von der Einhaltung des Datenschutzes befreit, Sie müssen ebenso die einschlägigen Bestimmungen des Datenschutzrechts einhalten.

Externer Datenschutzbeauftragter

Als Datenschutzbeauftragten können Sie auch eine Person außerhalb Ihres Unternehmens einsetzen, soweit die erforderliche Zuverlässigkeit und Fachkunde durch den externen Datenschutzbeauftragten gewährleistet ist. Diese Möglichkeit wird von Unternehmen häufig gewählt, wenn die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten gegenüber einem angestellten Datenschutzbeauftragten wirtschaftlich vorteilhaft ist. Hier gilt es allerdings zu bedenken, dass der externe Datenschutzbeauftragte detailgenaue Kenntnisse der innerbetrieblichen Abläufe und auch ein unternehmensspezifisches Fachwissen aufweisen sollte.

Die Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten liegen auf der Hand:

• Ihr Unternehmen hat wesentlich niedrige Kosten (Start- und Folgekosten).
• Neben den vertraglich vereinbarten Kosten brauchen Sie sich nicht um die Kosten für die Aus- und Weiterbildung zu kümmern.
• Umfangreiches Wissen in den Bereichen Datensicherheit und Datenschutz.
• Fachkunde in der Informationstechnologie – auch durch Kenntnisse der Abläufe in anderen Unternehmen.
• Vertraglich festgelegte Laufzeit der Beschäftigung. Nach Ablauf des Vertrages können Sie den externen Datenschutzbeauftragten wechseln – oder weiter verpflichten.
• Kurzfristige und ständige Verfügbarkeit. Sie brauchen sich nicht um Urlaubs- oder Krankenzeiten zu kümmern.

Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten befreit Sie und Ihr Unternehmen von der rechtlich bindenden Verpflichtung einen internen Datenschutzbeauftragten zu benennen, ihn aus- und weiterzubilden und ihn für Datenschutzaufgaben freizustellen.

Vorteile bei der Wahl eines externen Datenschutzbeauftragten

Schnelle Umsetzung der gesetzlichen Bestimmungen

Als externe Datenschutzbeauftragte können wir sofort mit der Analyse Ihres Betriebes beginnen und dafür Sorge tragen, die Anforderungen der Datenschutzgesetze schnellstmöglichst umzusetzen.

Vertrauen durch Datenschutz

Durch die Umsetzzung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen schaffen Sie Vertrauen – bei Ihren Mitarbeitern und Ihren Kunden. Nicht selten hat Ihr Unternehmen dadurch auch einen Wettbewerbsvorteil!

Fachliche Kompetenz

Unsere Datenschutzberater sind durch die Akademie des TÜV-Süd zertifiziert. Sie kennen nicht nur die einschlägigen Bestimmungen, sie sind auch Fachleute im IT-Sektor. Ständige Aus- und Weiterbildung ist Pflicht, organisatorische und betriebswirtschaftliche Abläufe sind Ihnen nicht fremd.

Ersparnisse bei Kosten und Zeit

Die Etablierung eines Datenschutzbeauftragten aus den Reihen Ihres Unternehmens (auch bei einer neuen Festeinstellung) kostet Ihr Unternehmen ersteinmal Geld und Zeit, bevor der interne Datenschutzbeauftragte seine Arbeit aufnehmen kann. Er muss ausgebildet werden, benötigt ein Büro und entsprechendes Equipment. Nicht mitgerechnet ist die ständige Weiterbildung.
Unsere Datenschutzbeauftragten nehmen sofort ihre Arbeit auf. Neben dem vereinbarten Honorar fallen keine weitern Kosten an.

Interessenskonflikte

Bei einem externer Datenschutzbeauftragten sind keine betrieblichen Interessenskonflikte gegeben, da er sonst keine weiteren Arbeiten in Ihrem Unternehmen wahrnimmt.
Die Unternehmensleitung, die Abteilungsleiter oder Administratoren kommen als Datenschutzbeauftragte nicht in Betracht, ebenso nicht Ihre externen IT-Dienstleister.

Kündigungsschutz

Einem internen betrieblichen Datenschutzbeauftragten darf praktisch nicht gekündigt werden, ähnlich einem Betriebsrat. Mit uns schließen sie einen befristeten Vertrag ab.